8 claves que todo autónomo debe conocer sobre fiscalidad y contabilidad

8 claves que todo autónomo debe conocer sobre fiscalidad y contabilidad

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Si eres un trabajador autónomo debes conocer estas 8 claves para una óptima gestión de tu negocio. ¡No dudes en comentarnos cualquier duda que te pueda surgir!

¿Cuáles son las 8 claves?

1) Debes emitir facturas

Siempre que vendas un producto o realices un servicio, tienes la obligación de expedir y entregar factura, con independencia del régimen de IVA al que estés acogido.

La factura debe tener una serie de datos obligatorios:

      * Debe reflejarse claramente la palabra “FACTURA”

  • Número de factura: los números de factura tienen que ser correlativos –es decir, no puedes saltar de la factura 1a la 3–.Si tienes diferentes líneas de negocio o varios establecimientos, puedes tener varias series de facturas, las cuales también deberán ser correlativas en número y fecha.  
  • Fecha de expedición: las fechas también deben ser correlativas, de tal manera que la factura 1 tendrá una fecha anterior a la factura 5.
  • Fecha de realización de operación,  siempre y cuando sea distinta de la fecha de expedición.
  • Tus datos y los de tu cliente: nombre- apellidos  o denominación social , CIF y domicilio.
  • Descripción de la operación, es decir, qué producto has vendido o qué servicio has prestado.
  • Base imponible: el importe antes de aplicar impuestos.
  • Tipo de IVA: si por tu actividad debes repercutir IVA, tienes que indicar el tipo impositivo correspondiente (4%, 10% o 21%) y la cantidad.
  • Importe total de la factura: la cantidad que tu cliente debe abonar.

En algunos casos, además, es posible emitir una factura simplificada- sustituyen desde 2013 a los tickets – , que tiene un contenido más reducido que la factura normal. Las facturas simplificadas se pueden emitir en los siguientes casos:

  • Cuando el importe no supera los 400€, IVA incluido.
  • Si es una factura rectificativa, es decir, que corrige a una factura anterior.
  • Si no supera los 3.000€, IVA incluido, en determinadas operaciones: venta al por menor, hostelería y restauración, peluquería y belleza, ventas o servicios a domicilio, transporte de personas, ambulancias, servicios telefónicos, revelado de fotografía y servicios fotográficos, aparcamiento, alquiler de películas, lavandería y tintorería, y autopistas de peaje.

2)  Tienes que llevar el Libro de Registro de Operaciones Económicas

A partir de Enero 2016, todos los autónomos, sin excepción,  tienen la obligación de presentar y conservar un único Libro de Registro de Operaciones Económicas, que anualmente hay que presentar en Hacienda a través del modelo 140.

La presentación de esta declaración informativa se realizará durante el mes de febrero y contendrá la información correspondiente del año anterior.

Este modelo sólo puede presentarse telemáticamente; es decir, no puede entregarse en formato físico, sino que toda la información se transmite a través del sistema informático de Hacienda.

El Libro Registro de Operaciones Económicas deberá contener todas las operaciones económicas realizadas por el autónomo en el desarrollo de su actividad, las cuales se clasifican en:

  • Ingresos y facturas emitidas.
  • Gatos y facturas recibidas
  • Bienes afectos y/o inversión
  • Det. operaciones intracomunitarias
  • Provisión de fondos y suplidos.

Si, por tu actividad, emites a diario muchas facturas simplificadas (antiguos tickets), tendrás la obligación de informar a Hacienda del número de operaciones diarias y de su importe global. Por lo tanto, diariamente deberás anotar en una hoja de registro los siguientes datos:

  • Fecha
  • Base imponible total
  • Tipo de IVA
  • Importe global
  • Número de factura inicial
  • Número de factura final

Además, si parte de tus ingresos provienen de cobros a través de tarjetas de crédito, debes especificarnos qué cobros han sido vía tarjeta.

3) ¿Qué gastos me puedo desgravar?

Como empresario o profesional, puedes deducirte los gastos relacionados con el desarrollo de tu actividad o con los bienes que adquieras para el desarrollo de la misma.

  • Así, hay una serie de gastos que son deducibles, siempre y cuando se efectúen para el desempeño de la actividad, como pueden ser gastos de hostelería, viajes, desplazamientos, elementos de transporte, etc.

Estos gastos tienen límites, en función de la actividad. Para acreditar que estos gastos efectivamente son tuyos, siempre que puedas, pide una factura a tu nombre; si no fuera posible, paga con tarjeta y guarda el ticket.

  • Si realizas tu actividad profesional en tu vivienda habitual, puedes deducirte parte de los gastos del inmueble: IBI, tasas, gastos comunidad, seguros, amortización de la vivienda, agua, luz, teléfono, internet y otros suministros que correspondan al desarrollo de tu actividad.

Sin embargo, Hacienda es bastante restrictiva a la hora de aceptar los suministros como gastos (agua, luz, gas, teléfono…) y suele poner más problemas para deducirlos. Para evitar sanciones, desde Proyecta recomendamos comunicar a Hacienda el porcentaje de la vivienda que el autónomo destina a su actividad empresarial, a través del modelo 036 y aplicar dicho porcentaje en la deducción de gastos de actividad.

4) Si eres comerciante minorista, estás sometido al recargo de equivalencia.

Si eres comerciante minorista y cumples ciertos requisitos, estás sometido al régimen de IVA que se denomina recargo de equivalencia. Estos son los requisitos:

  • Eres una persona física o sociedad civil/comunidad de bienes.
  • Desarrollas una actividad de comercio al por menor, es decir, vendes productos a los consumidores finales en el mismo estado en que tú los has adquirido, sin transformarlos.
  • Vendes productos, no servicios. En el caso de que tu empresa facture un servicio, no debes repercutir el recargo de equivalencia.

Si cumples estos requisitos tus proveedores deben repercutir en las facturas que te expidan, además del IVA, el recargo de equivalencia:

  • 5,2%, si se aplica el tipo general de IVA del 21%.
  • 1,4%, si se aplica el tipo reducido de IVA del 10%.
  • 0,5%, si se aplica el tipo especial del IVA del 4%.

Tus proveedores ingresarán el recargo en Hacienda. A cambio, tú ya no debes hacer declaraciones de IVA ni ingresar en Hacienda el IVA por las ventas.

Si estás sujeto al recargo de equivalencia y realizas adquisiciones de bienes a países de la Unión Europea, deberás ingresar el IVA y el recargo correspondiente en Hacienda cada trimestre. Para ello, es imprescindible que hagas llegar a la asesoría las facturas de compras comunitarias que realices cada trimestre.

Y sobre todo, recuerda:

  • Si eres comerciante minorista, notifica a tus proveedores que deben emitir sus facturas con recargo de equivalencia.
  • Si eres proveedor de comerciantes minoristas, debes repercutir el recargo e ingresarlo en Hacienda, junto con el IVA, cuando tus clientes sean personas físicas.

5) Si realizas una actividad profesional, debes emitir facturas con retención de IRPF.

En el caso de que realices una actividad profesional (arquitecto, abogado, diseñador, marketing, etc.) debes emitir tus facturas con IVA y, además, con retención del IRPF. Son tus clientes quienes ingresarán las cantidades retenidas en tu factura, en  Hacienda.

Para saber cuánto debes retener, consulta el siguiente cuadro:

Tipo de actividad ACTUAL
Actividades profesionales (general) 15%
Nuevos profesionales (primer año de actividad y los dos siguientes)* 7%
Arrendamiento y subarrendamiento de inmuebles 19%

*En este caso, debe comunicarse por escrito al pagador que cumple las condiciones para aplicar esta retención.

Si estás en el caso contrario, es decir, recibes facturas de autónomos profesionales, tienes la obligación de ingresar esas retenciones en Hacienda Foral de Bizkaia cada trimestre a través del modelo. Para hacerlo, es muy importante que nos hagas llegar a Asesoría Proyecta las facturas correspondientes.

6) Si compras y/o vendes en la Unión Europea, ¿qué pasa con el IVA?

Veamos los dos casos:

  • Si vendes a clientes de la Unión Europea que sean empresarios o profesionales, en general, no debes repercutir IVA en tus facturas. Para ello, tienes que inscribirte en el Registro de Operaciones Intracomunitarias (ROI) de Hacienda, presentando el modelo 036. En las facturas que emitas, debes incluir una referencia al artículo 25 de la Ley del IVA o indicar que es una entrega intracomunitaria exenta.Esto no se aplica si tus clientes son particulares; en este caso, sí debes repercutir IVA.
  • Si compras a proveedores de la Unión Europea, también debes darte de alta en el Registro de Operaciones Intracomunitarias (ROI) y facilitar tu número de NIF-IVA (que te proporcionarán al darte de alta) a tu proveedor europeo. Aunque este proveedor no te repercutirá el IVA de su país, la operación estará sujeta a IVA español, por lo que a modo informativo, indicaremos este hecho en la liquidación trimestral de IVA. No es así en el caso de que estemos sujetos a recargo de equivalencia: en este caso, tendremos que pagar el IVA y recargo de equivalencia de ese factura a través del modelo 309.

En cualquiera de los dos casos, deberás declarar las operaciones intracomunitarias presentando el modelo 349.

7) Debes conservar toda la documentación

Es obligatorio que conserves toda la documentación contable durante 4 años, ya que, de no hacerlo, Hacienda podría imponer sanciones y recargos, en caso de Inspección.

Si emites facturas simplificadas, debes guardar las facturas emitidas por las máquina registradora. En caso de que no tengas maquina registradora, deberás realizar manualmente justificantes de las ventas realizadas cada día.

8) Mantén una comunicación fluida con tu asesoría.

Para que podamos realizar todos los trámites necesarios y proporcionarte una información actualizada de tu situación contable- fiscal, así como elaborar trimestral y anualmente los impuestos (IVA e IRPF), debes hacer llegar a tu asesoría toda la información trimestralmente. Mantén una comunicación fluida con tu asesor y comunícale cualquier aspecto que pueda incidir en la gestión de tu negocio.

La documentación correspondiente debe estar en tu asesoría antes del 15 de enero, 15 de abril, 15 de julio y 15 de octubre, respectivamente, para que tengamos tiempo suficiente de realizar las declaraciones trimestrales de impuestos y subsanar posibles incidencias que puedan surgir.

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