FACTURA o RECIBO… ¿Es el mismo documento?

Muchas veces nos encontramos con clientes que nos preguntan: “¿Esto con un RECIBO no será suficiente?”

Unas veces sí y otras no. Es cierto que los dos documentos se los da un vendedor a un comprador y que están relacionados con el intercambio de compra-venta. De esa manera, tanto tu cliente como tú os quedáis con una copia y, ante posibles discrepancias, existe un documento que confirma este intercambio. Sin embargo, ni se emiten en el mismo momento, ni sirven exactamente para lo mismo.

El recibo se entrega una vez realizado el pago y, de esta manera, este documento sirve como justificante. Si en algún momento, existe alguna discrepancia entre el vendedor y el comprador, el recibo servirá para demostrar que la operación comercial se ha realizado y que el comprador ha pagado debidamente. Recuerda hacer siempre una copia para cada uno y guardarla durante, al menos, cuatro años.

La factura, sin embargo, se entrega después de haber entregado el producto u ofrecido el servicio, pero antes de haber cobrado. Sirve como carta de solicitud del pago. La complicación se encuentra cuando se realiza la factura, pero el pago no se ha efectuado. Si esto ocurre al hacer alguna de las liquidaciones de impuestos obligatorias, puedes encontrarte ante la situación de deber pagar un impuesto que aún no has cobrado. Esta es una situación común que se debe prever para evitar desajustes en los fondos de la empresa.

Te puede parecer que, después de esta breve explicación, es más conveniente hacer recibos que facturas, pero esto no siempre es posible. En primer lugar, vamos a ver algunas características de ambos documentos y posteriormente, vamos a ver en qué casos es posible entregar un recibo.

En cualquier caso, debes saber que muchas veces, cuando hablamos de recibo, nos referimos a ticket de compra. Ese ticket de compra del que estamos acostumbrados a hablar ya no existe como tal; hoy en día, sería más correcto denominarlo: factura simplificada.

Veamos algunas características para diferenciarlos adecuadamente:

Ojo, para poder deducir el IVA de una factura simplificada, es imprescindible indicar los datos del cliente (NIF / CIF, dirección, …) y la cantidad correspondiente al IVA de forma separada de la base imponible.

FACTURA SIMPLIFICADA

Las facturas simplificadas sustituyen a lo que mucha gente llama “ticket de compra”. Se puede utilizar en algunos casos concretos: cuando se trata de importes inferiores a 400€ (IVA incluido), cuando la agencia tributaria te lo permite o cuando no exceda a 3000€ pero además cumpla con alguna de las siguientes características:

Ventas al por menor.
Ventas o servicios en ambulancia.
Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
Transporte de personas y sus equipajes.
Servicios de hostelería y restauración prestadas por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y similares, así́ como también el suministro de bebidas o comidas para consumir en el momento.
Salas de baile y discotecas.
Servicios telefónicos, cabinas de uso público o mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador
Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
Utilización de instalaciones • instalaciones deportivas.
Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
Alquiler de películas.
Servicios de tintorería y lavandería.
Utilización de autopistas de peaje.

Igual que existe una serie de situaciones en las que se puede utilizar la factura simplificada, existe otras en las que no está permitido:

Entregas intracomunitarias de bienes (EIB)
Ventas a distancia.
Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
Las operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido:

– Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE).

– Cuando la operación se localice en otro Estado miembro (EM), se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.

Si quieres poder liquidar adecuadamente todos tus impuestos, estate seguro/a de que tienes tu documentación en regla, un documento no válido no se tendrá en cuenta para la declaración del IVA, por ejemplo.

Por otra parte, este tipo de documentos son de gran importancia, no sólo por tener la documentación en regla, además puede ahorrarte muchos disgustos y malos entendidos (especialmente con personas de confianza).

Estoy a tu disposición en el número: 607204881 o en el email isaez@asesoriaproyecta.com

Irene Sáez Díaz de Sarralde