8 claves que todo empresario o profesional debe conocer sobre contabilidad y fiscalidad

Desde Asesoría Proyecta queremos que estés siempre al día en cuanto a información contable y fiscal. Por eso, hemos realizado un pequeño guión con las 8 claves que debes conocer para desarrollar, con total fiabilidad, tu actividad empresarial.

1. Debes emitir facturas

Siempre que vendas un producto o realices un servicio, tienes la obligación de emitir una factura.

La factura debe tener una serie de datos obligatorios:

• Número de factura: los números de factura tienen que ser correlativos –es decir, no puedes saltar de la factura 1 a la 3–.
• Fecha de factura: las fechas también deben ser correlativas, de tal manera que la factura 1 tendrá una fecha anterior a la factura 5.
• Fecha de devengo: es la fecha en la que se realiza la operación.
• Tus datos y los de tu cliente: nombre, CIF y dirección.
• Descripción de la operación, es decir, qué producto has vendido o que servicio has prestado.
• Base imponible: el importe antes de aplicar impuestos.
• Tipo de IVA: si por tu actividad debes repercutir IVA, tienes que indicar el tipo impositivo correspondiente (4%, 10% o 21%) y la cantidad.
• Importe total de la factura: la cantidad que tu cliente debe abonarte.

Descárgate un modelo de factura

En algunos casos, además, es posible emitir una factura simplificada, que tiene un contenido más reducido que la factura normal.

¿Cuándo puedo emitir una factura simplificada?

• Cuando el importe no supera los 400€, IVA incluido.
• Si es una factura rectificativa, es decir, que corrige a una factura anterior.
• Si no supera los 3.000€, IVA incluido, en determinadas operaciones: venta al por menor, hostelería y restauración, peluquería y belleza, ventas o servicios a domicilio, transporte de personas, ambulancias, servicios telefónicos, revelado de fotografía y servicios fotográficos, aparcamiento, alquiler de películas, lavandería y tintorería, y autopistas de peaje.

¿Qué datos debe incluir una factura simplificada?

Siempre tiene que figurar el título “factura simplificada” e incluir los siguientes datos:

• Número de factura.
• Fecha de factura.
• Fecha de devengo.
• Nombre y NIF del emisor de la factura.
• Descripción de la operación.
• Tipo de IVA que se aplica.
• Importe total de la factura.
• Si tu cliente te lo exige, debes hacer constar también los datos del destinatario (NIF y domicilio) y los diferentes tipos de IVA que hayas aplicado, desglosados.

Descárgate un modelo de factura simplificada

Además, es importante que recuerdes que debes exigir a tus proveedores facturas normales o simplificadas, para poder deducir el IVA soportado. Los tickets o albaranes no son válidos.

2. Tienes que llevar el Libro de Registro de Operaciones Económicas

Desde enero de 2014, todos los autónomos tienen la obligación de llevar un único Libro de Registro de Operaciones Económicas, que anualmente hay que presentar a Hacienda a través del modelo 140.

Este modelo sólo puede presentarse telemáticamente. Es decir, no puede entregarse en formato físico, sino que toda la información se transmite a través del sistema informático de Hacienda.

Si, por tu actividad, emites muchas facturas simplificadas a diario, tienes la obligación de informar a Hacienda del número de operaciones diarias y de su importe global. Diariamente debes anotar en una hoja de registro los siguientes datos:

• Fecha
• Base imponible total
• Tipo de IVA
• Importe global
• Número de factura inicial
• Número de factura final

Esta hoja de registro debes enviarla mensualmente a Asesoría Proyecta.

Además, si parte de tus ingresos provienen de cobros a través de tarjetas de crédito, debes especificarnos qué cobros han sido vía tarjeta.

Descárgate la hoja de registro que ponemos a tu disposición

3. Puedes deducirte gastos

• Como empresario o profesional, puedes deducirte los gastos relacionados con los bienes que adquieras para uso de la actividad.
• Además, hay una serie de gastos que también son deducibles, siempre y cuando se efectúen para el desempeño de la actividad, como pueden ser gastos de hostelería, viajes, desplazamientos, elementos de transporte, etc. Estos gastos tienen límites, en función de la actividad. Para acreditar que estos gastos efectivamente son tuyos, siempre que puedas, pide una factura a tu nombre; si no fuera posible, paga con tarjeta y guarda el ticket.
• Si realizas tu actividad profesional en tu vivienda, puedes deducirte parte de los gastos del inmueble: IBI, tasas, comunidad, seguros, amortización de la vivienda, etc.

Sin embargo, Hacienda es bastante restrictiva a la hora de aceptar los suministros como gastos (agua, luz, gas, teléfono…) y suele poner más problemas para deducirlos.

4. Si eres comerciante minorista , estás sometido al recargo de equivalencia

Si eres comerciante minorista y cumples ciertos requisitos, estás sometido al régimen de IVA que se denomina recargo de equivalencia. Estos son los requisitos:

• Eres una persona física o sociedad civil o comunidad de bienes.
• Desarrollas una actividad de comercio al por menor, es decir, vendes productos a los consumidores finales en el mismo estado en que tú los has adquirido, sin transformarlos.
• Vendes productos, no servicios. En el caso de que tu empresa facture un servicio, no debes repercutir el recargo de equivalencia.

Si cumples estos requisitos tus proveedores deben repercutir en las facturas que te expidan, además del IVA, el recargo de equivalencia:

• 5,2%, si se aplica el tipo general de IVA del 21%.
• 1,4%, si se aplica el tipo reducido de IVA del 10%.
• 0,5%, si se aplica el tipo especial del IVA del 4%.

Tus proveedores ingresarán el recargo en Hacienda. A cambio, tú ya no debes hacer declaraciones de IVA ni ingresar en Hacienda el IVA por las ventas.

Si estás sujeto al recargo de equivalencia y realizas adquisiciones de bienes a países de la Unión Europea, deberás ingresar el IVA y el recargo correspondiente en Hacienda cada trimestre. Para ello, es imprescindible que hagas llegar a la asesoría las facturas de compras comunitarias que realices cada trimestre.

Y sobre todo, recuerda:

• Si eres comerciante minorista, notifica a tus proveedores que deben emitir sus facturas con recargo de equivalencia.
• Si eres proveedor de comerciantes minoristas, debes repercutir el recargo e ingresarlo en Hacienda, junto con el IVA, cuando tus clientes sean personas físicas.

5. Si realizas una actividad profesional, debes emitir facturas con retención de IRPF

En el caso de que realices una actividad profesional, debes emitir tus facturas con IVA y, además, con retención del IRPF. Son tus clientes quienes ingresarán las cantidades retenidas en Hacienda.

Para saber cuánto debes retener, consulta el siguiente cuadro:

*En este caso, debe comunicarse por escrito al pagador que cumple las condiciones para aplicar esta retención.

Si estás en el caso contrario, es decir, recibes facturas de autónomos profesionales, tienes la obligación de ingresar esas retenciones en la Hacienda Foral de Bizkaia cada trimestre. Para hacerlo, es muy importante que nos hagas llegar a Asesoría Proyecta las facturas correspondientes.

6. Si compras y/o vendes en la Unión Europea, ¿qué pasa con el IVA?

Veamos los dos casos:

• Si vendes a clientes de la Unión Europea que sean empresarios o profesionales, en general, no debes repercutir IVA en tus facturas. Para ello, tienes que inscribirte en el Registro de Operaciones Intracomunitarias de Hacienda, presentando el modelo 036. En las facturas que emitas, debes incluir una referencia al artículo 25 de la Ley del IVA o indicar que es una entrega intracomunitaria exenta.

¡Ojo! Esto no se aplica si tus clientes son particulares; en este caso, sí debes repercutir IVA.

• Si compras a proveedores de la Unión Europea, también debes darte de alta en el Registro de Operaciones Intracomunitarias y facilitar tu número de NIF-IVA (que te proporcionarán al darte de alta) a tu proveedor. Este proveedor no te repercutirá el IVA de su país y la operación estará sujeta a IVA español.

En cualquiera de los dos casos, deberás declarar las operaciones intracomunitarias presentando el modelo 349.

7. Debes conservar toda la documentación

Es obligatorio que conserves toda la documentación contable durante 4 años, ya que, de no hacerlo, Hacienda podría imponer sanciones y recargos, en caso de Inspección.

Si emites facturas simplificadas, debes guardar las facturas emitidas por las máquina registradora. En caso de que no tengas maquina registradora, deberás realizar manualmente justificantes de las ventas realizadas cada día.

8. Comunica la información puntualmente a Asesoría Proyecta

Para que podamos realizar todos los trámites necesarios y proporcionarte una información actualizada de tu situación contable y elaborar los impuestos (IVA e IRPF) debes hacernos llegar trimestralmente toda la información a nuestra asesoría integral.

La documentación correspondiente debe estar en Asesoría Proyecta antes del 15 de enero, 15 de abril, 15 de julio y 15 de octubre, respectivamente, para que tengamos tiempo suficiente de realizar las declaraciones trimestrales de impuestos y subsanar posibles incidencias que puedan surgir.

También queremos recordarte que, cuando tengas cualquier duda con respecto a tu actividad, es conveniente que te pongas en contacto con nosotros para evitar posibles errores y afrontar cualquier asunto de la manera más conveniente.

Contactar con el Departamento Contable Fiscal-Personas físicas

• Nere Olea Zabala
• Cristina Villacampa Mateo

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