Acciones para combatir esta crisis cuando eres el GERENTE de tu negocio.

¿Sabías que los expertos estiman que la recuperación no llegará hasta 2023?

Como responsable de una asesoría de empresas estoy viendo cómo están despareciendo las primeras empresas y cómo están sufriendo muchas de ellas.

La crisis afectará de forma directa nuestras relaciones con clientes, proveedores, trabajadores y nuestra relación a través del medio digital será mucho más fuerte, tras la experiencia vivida a la fuerza en esta crisis.

No olvidemos que los grandes procesos de transformación y oportunidades vienen muchas veces después de una crisis, por eso es muy importante en este momento pararnos a reflexionar y pensar.

Tras casi 70 días de Estado de Alarma, muchos gerentes de empresas y profesionales autónomos nos hemos preguntado y seguimos preguntándonos cómo y por dónde combatir esta crisis.

No tengo certezas, pero a través de este artículo te quiero contar cómo estamos gestionando desde mi empresa esta crisis que nos ha impactado a todos.

Ojalá te inspire, te ayude o te dé alguna idea para aplicar en tu propia empresa. 

Pero antes, déjame contarte nuestros antecedentes.

ANTES DE LA CRISIS POR EL COVID Y SU IMPACTO EN LA EMPRESA

Proyecta es una empresa que se dedica al asesoramiento y gestión contable fiscal, mercantil, legal y financiero de empresas de Bizkaia.

Desde la crisis de 2008, hemos ido creciendo tanto en altas de clientes como en facturación en un porcentaje del 80 %.

La pasada crisis fue una llamada de atención.

Y ahí decidí que había llegado el momento de cambiar.

Pero ¿cambiar qué? ¿donde actuar si la competencia era agresiva en precios, y en oferta de productos y servicios?

Decidimos tener una prioridad: EL CLIENTE.

Pasamos del «nosotros» al «vosotros», del «yo quiero» al «tú necesitas».

Para ello, decidí cambiar la manera en la que nos comunicábamos con él, e implementamos en la empresa una estrategia de marketing guiada por este nuevo impulso.

Si el cliente es prioritario, lo que le ofrecemos tiene que ser MEJOR.

Y decidimos dejar de competir por precio y empezar a comunicar nuestro VALOR AÑADIDO. A través de estas líneas verás a qué me refiero…
Gracias a esos cambios de ayer, entenderás el proceso que estamos teniendo HOY.

LA LLEGADA DEL COVID a la empresa y la PARALIZACIÓN DEL MERCADO. EFECTOS Y DECISIONES

Como gerente de Proyecta Asesoría Integral he tenido que tomar muchas decisiones rápidas durante estos dos meses de crisis para minimizar riesgos y seguir prestando el servicio de la mejor manera posible a nuestros Clientes.

Recuerdo cómo, el martes 10 de marzo, 4 días antes de la declaración de estado de alarma y para nosotros ya era evid

ente lo que se nos venía encima, llegué inquieta por la mañana a la asesoría, cerré la puerta de mi despacho, saqué una hoja en blanco y escribí:

“coronavirus: acciones a llevar a cabo”

Garabateé en esa hoja en blanco como nos afectaría la situación, resumí los puntos fuertes y los puntos débiles a corto plazo, nuestro DAFO del “momento” (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) y una previsión a largo plazo (caso imposible con esta incertidumbre).

Aquellos garabatos se convirtieron en un plan de URGENCIA. En nuestro plan de acción de urgencia.

Llegó el sábado, 14 de marzo y como estaba previsto, el estado de alarma se decretó y se publicó en el BOE.

Entonces …llegó el momento de actuar:

PRIMER PASO: CUIDAR AL CLIENTE

No tuve ninguna duda de que lo primero que tenía que hacer, antes de cualquier otra cosa, en estos momentos sin precedentes era CUIDAR A NUESTROS CLIENTES, atenderles, asesorarles, tranquilizarles, protegerles y acompañarles.

En aquella primera crisis de 2008, creamos un eslogan que decía “comprometidos contigo”. Era un eslogan con significado entonces, y queremos seguir llenándolo de significado. ¿qué mejor momento que este para comprometerse con nuestro cliente y hacerle ver que estamos a su lado?

Era consciente de la importancia que nuestra profesión como asesores legales, laborales y fiscales tenía en una crisis semejante, por lo que tenía clarísimo que haría TODO lo que estuviera en nuestras manos para paliar los efectos de incertidumbre, actuar con rapidez y darles un apoyo real.

Y así fue.

Acción nº 1> envío de email DIARIO a nuestros clientes.

Me propuse enviar un mail todos los días durante las primeras semanas de confinamiento para informar.

Así, desde el domingo 15 de marzo (día 2 de estado de alarma) nuestros clientes tendrían, nada más encender el ordenador, un mensaje de Proyecta con las novedades que el decreto de estado de alarma conllevaba e información de cómo afectaría a la actividad de sus empresas…

Así día a día, y hasta la fecha de hoy, todas las semanas nuestros clientes reciben uno o varios e-mails aclarando términos, resumiendo normativa y recibiendo consejos… y son atendidos, con el máximo cariño a todas las llamadas sobre las dudas que puedan seguir teniendo.

Acción nº 2> creación y publicación de nuestros consejos e interpretación del BOE en nuestra web

Tenía muy claro que una de las acciones que derivaría de la atención a nuestro cliente y que iba a potenciar DEBÍA SER  la COMUNICACIÓN.

No podía dejar de comunicar. De tener visibilidad. De estar ahí. No podía dejar solo al cliente.

Y…desde Proyecta reforzamos la comunicación con nuestros propios medios (blog y web). Hubo momentos en los que llegamos a publicar una noticia diaria en nuestro blog.

(Solo en los últimos dos meses, del 12 de marzo al 12 de mayo, se han hecho 70 publicaciones en el BOE, 17 de ellas de carácter extraordinario. Una autentica locura. Cada día cambian las normas y se modifica la norma anterior, y muchas son contradictorias por las prisas con las que se están haciendo. Hay que conjugar normas especiales con normas generales, autonómicas con estatales…el otro día leí que entre toda la normativa del coronavirus suman 2.321 páginas en dos meses!!)

Soy consciente de que muchos de nuestros clientes lamentablemente no podrán sobrevivir a esta crisis y serán baja.

Aún así, sé que el empresario tiene un súper poder de reinvención, y seguro que volverá a intentarlo.

Quien sabe…ojalá se acuerde de nosotros para asesorarle en su próximo proyecto, y si no es así, nos quedaremos con la satisfacción del trabajo bien hecho.

Acción nº 3> comunicación a empresas no clientes de la asesoría pero a las que puede ayudar la información y consejos que nosotros tenemos.

Además, decidimos abrir la información a todas los demás Pymes y autónomos.

Nos sentíamos en la obligación de aportar nuestro granito de arena dando un poco de luz a todos ellos ante el desconcierto y muchas veces disparatada normativa.

Usamos nuestro canal web para ofrecer ASESORAMIENTO GRATUITO a toda aquella empresa que lo necesitara.

Creemos en la máxima: Primero dar, y después recibir. 

Aquí puedes ver una imagen de nuestro POP UP informativo publicado (sigue vigente) en nuestra web.

Aprovechamos los medios de terceros (Radio, LinkedIn, Twitter, Facebook) para llegar al máximo número de personas y ayudar a aquellos que se sentían desprotegidos por no saber cómo actuar con sus negocios.

¡Nuestra página de empresa en LinkedIn recibía datos como crecimiento del 900%!

Otro de los avances de la anterior crisis fue trabajar estos medios y “ganarnos” un público no cliente con quien poder interactuar.

Así que al llegar esta crisis ya teníamos creados nuestros perfiles y canales en LinkedIn, Youtube, Facebook y Twitter. Lo que hemos hecho es alimentarlos y adaptarlos a la nueva situación.

Una vez puesto el foco primero en la atención a nuestros clientes y “clientes potenciales”, y definidas las acciones a seguir en esta área, recuperé el diagnóstico realizado entre una maraña de garabatos y seguí con “el plan” 😊

Miré hacia dentro. Hacia Proyecta. Hacia la empresa.

¿Qué pasos tendría que dar para minimizar en nuestra empresa el impacto de la crisis?

SEGUNDO PASO: CUIDAR LA EMPRESA. FINANCIACIÓN, LIQUIDEZ DENTRO DE LA EMPRESA y PERSONAL

Me reuní con el responsable del Dpto. Financiero y analizamos uno a uno los gastos de la empresa para eliminar los que en momentos de crisis no son IMPRESCINDIBLES.

Acción nº 4> Negociación de pagos con proveedores

Negociamos con varios proveedores aplazamientos en la forma de pago y medidas de flexibilidad.

Acción nº 5> Previsión de gastos:

Realizamos una previsión a corto/medio plazo de los posibles gastos de marketing, atención al cliente, tecnológicos y de personal (es importante poder garantizar el trabajo a todos nuestros empleados, por ellos y por sus familias)

1. marketing
2. atención al cliente “extra”
3. tecnología
4. personal

Acción nº 6> Solicitud de préstamos de diverso tipo (ICO, ELKARGI…) para prever imprevistos futuros.

Aprovechamos, en cuanto salieron, las ayudas del Gobierno y ventajas de los prestamos (ICO, Elkargi…) para tener más flujo de caja, garantizar la estabilidad del negocio y prever posibles imprevistos futuros.

TERCER PASO: NUESTRA FUERZA. LAS PERSONAS QUE TRABAJAN EN LA EMPRESA.

Seguidamente, me puse a trabajar en el área de Recursos Humanos: LAS PERSONAS QUE HACEN QUE NUESTRO SERVICIO SEA POSIBLE.

Acción nº 7> Establecimos desde el primer día un sistema de trabajo seguro.

Gran parte del equipo realizaría su trabajo fuera de la oficina, tele-trabajando y para los que se quedaran en la oficina implantamos escrupulosamente todas las medidas de prevención aconsejadas por Sanidad.

Establecimos entre empresa y trabajadores un sistema de comunicación bidireccional fluido vía Whastapp (grupos por departamentos y uno general de todo el equipo-más de 20 personas-) para tener una conexión mucho más ágil.

Establecimos semanalmente videollamadas por ZOOM, reuniones virtuales de todo el equipo.

Esta situación extraordinaria lejos de separarnos, nos ha unido mucho más: compartimos horas y horas de trabajo, dudas, incertidumbres, casos particulares…

Acción nº 8> Pusimos a toda nuestra gestión y asesoramiento un AUTO FILTRADO legal.

Convenimos no realizar ninguna acción de gestión laboral sin pasar por el filtro de nuestro propio departamento jurídico interno (compañeros, entre otros, distinguidos en la lista Best Lawyer 2020).

Todo pasaría antes por sus manos; lo cual nos da mucha seguridad y agilidad a la hora de interpretar la lluvia semanal de reales decreto, órdenes ministeriales, etc… y asesorar así al cliente.

CUARTO PASO: LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE NUESTRA EMPRESA.

Por último, y como siguiente medida he apostado por seguir invirtiendo en tecnología.

Si algo me ha demostrado un retorno de la inversión positivo, ha sido el proceso continuo de digitalización que llevamos haciendo en Proyecta desde hace 7 años.

Comenzamos con una web diseñada para nuestro cliente ideal que nos aportara visibilidad y clientes de manera directa.

Creamos un sistema de email marketing para comunicarnos con todos nuestros clientes.

Apostamos por un CRM en la nube que nos ha permitido tele-trabajar y continuar con nuestra gestión de una manera muy eficaz y de colaboración entre todo el equipo.

Desarrollamos un portal laboral on line a través del cual nuestros clientes pueden ver en tiempo real toda la información de RRHH relevante de su empresa.

En definitiva, a pesar de no haber previsto esta pandemia (lo cual era imposible) hemos estado los últimos años construyendo un sistema informático preparado para trabajar desde cualquier sitio.

Sin saberlo, seguir avanzando es lo que nos ha hecho poder seguir funcionando.

Esta digitalización progresiva ha permitido que hoy todos podamos tele-trabajar igual que lo hacemos desde la oficina y atender a los clientes como se merecen.

Gracias a la digitalización se ha podido atenuar el impacto en nuestro trabajo diario y hemos descubierto modelos de colaboración y tele-trabajo que en muchos casos han llegado para quedarse, lo cual nos obligará a replantearnos muchos aspectos en relación con nuestro día a día y seguir apostando por ello.

QUINTO PASO : SEGUIR FACTURANDO. NO DEJAR DE VENDER.

Sin ventas una empresa se extingue.

El medio que tiene una empresa de seguir aportando valor es facturar sus servicios o productos.

En PROYECTA, debíamos seguir facturando.

Por nuestros profesionales que trabajan aquí y sus familias, por nuestros clientes, por nuestra sociedad y entramado empresarial.

Así que, aprovechando estos medios tecnológicos, somos capaces de ofrecer vía on line una llamada o videoconferancia con nosotros para solucionarle las dudas o problemas que puedas tener.

Además, hemos creado el Plan Proyecta Empresa 2020 y estamos ofreciendo 3 meses gratis de asesoramiento y gestión fiscal para todas las empresas que quieran darse de alta en nuestros servicios. 

Estamos tan seguros de que nuestro asesoramiento y gestión para tu empresa es tan buena que sabemos que seguirás con nosotros y podemos hacerte este “regalo de bienvenida”

¿QUIERES VER EL RESULTADO DE TODAS ESTAS ACCIONES?

No nos hemos librado de la crítica. Pero en un 99% de las ocasiones, los mensajes que hemos recibido de nuestros clientes han sido de agradecimiento.

Hemos recibido decenas de mensajes personalizados, ¡incluso regalos!

Nuestros clientes nos dan las gracias.

Y esa, es la mayor satisfacción.

Aquí te dejo unos cuantos testimonios de estos días.

¡Puedes imaginarte que esta es la MAYOR recompensa a nuestro trabajo!

TESTIMONIOS PROYECTA (1)

CONCLUSIÓN Y REFLEXIÓN FINAL:

Y hasta aquí mi experiencia. Déjame resumirte los pasos podrías realizar para combatir los efectos de esta crisis y recuperar cuanto antes la normalidad:

1.- HAZ UN DIAGNOSTICO DE TU SITUACIÓN.
Necesitamos un diagnóstico rápido que nos indique lo que hay que hacer. Analiza tus debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. Escríbelo y ten un plan de acción.

2.- CUIDA TU TESORERÍA.
Seguramente la tesorería sea la que más afectada se vea en estos momentos y tras el levantamiento del Estado de Alarma, por eso, es fundamental que conozcamos la situación de la misma.

Será fundamental que:
a) NEGOCIES CON TUS ENTIDADES BANCARIAS.

Tendremos que revisar si los niveles de deuda que tenemos actualmente pueden o no mantenerse. Y especialmente si el negocio, en el escenario actual, es capaz de generar la caja suficiente para atender el servicio de la deuda. Si no lo es, habrá que analizar diferentes alternativas con las entidades bancarias y negociar, entre otros, los siguientes aspectos:

1. Recalendarizar la amortización,
2. Negociar carencias en pagos.
3. Refinanciar deudas bancarias.
4. Negociar comisiones descuentos.
5. Posibilidad de solicitud de prestamos, créditos acogiéndonos a las ayudas y líneas de financiación extraordinarias puestas en marcha por las autoridades para hacer frente al Covid-19.

b) RENEGOCIES CON TUS PROVEEDORES.

Si bien sabemos que los contratos se formalizan para cumplirlos, en estos momentos, cumplir con la obligación de pago puede que sea perjudicial para nuestra empresa.

Una forma de mitigar los posibles problemas de liquidez que pueda tener su empresa es acordar nuevos plazos de pago con sus proveedores, ya que un pequeño aumento en el plazo nos puede permitir financiarnos sin interés y mejorar su liquidez.

Como primer consejo te diría que atendieras los pagos inminentes, debes de pagar a aquellos proveedores cuyas facturas estén vencidas.

Con los demás proveedores, sobre todo, con los que tengas confianza, negocia retrasar el pago.

Esta crisis es transitoria, parece que durará un par de años. Por ello, las decisiones que se tomen en este ámbito no deben erosionar estas relaciones de cara al futuro

c) ANALIZA Y CONTROLA LOS GASTOS DE TU EMPRESA

Debes llevar un control minucioso de los gastos de tu empresa.

Tienes que saber en qué se está gastando actualmente el dinero.

Elimina los gastos ordinarios, y si alguno no es necesario, elimínalo sin pensarlo.

Si, por el contrario, son gastos necesarios, comprueba que la oferta que tienes es acorde al mercado y si no, mira otras ofertas para ver si puedes abaratar algún coste. Por ejemplo, la factura de la luz o de teléfono.

3.- NO PARES TU ACCIONES DE MARKETING NI DE COMUNICACIÓN

Piensa en el plan comercial para el nuevo escenario y plantéate qué productos y servicios van a ser prioritarios, qué canales se van a utilizar, cuáles deben ser los mensajes, cómo se va a comportar el cliente o qué capacidades operativas van a ser diferenciales.

En este contexto, los canales digitales están ofreciendo un balón de oxígeno a algunas empresas para mantenerse operativas en el mercado. Hay que replantearse, si no lo has hecho, llegar al cliente a través de internet.

4.- COMUNÍCATE CON TUS TRABAJADORES

En situaciones de crisis y de incertidumbre es necesario elaborar un plan centralizado de comunicaciones relevantes.

Lo que no se comunica… no existe, y los trabajadores, el motor de las empresas, tienen que saber.

Apuesta, ahora más que nunca, por una comunicación interna bidireccional, eficaz, que fomente la escucha activa y el feedback continuo, y que ayude a disipar la incertidumbre en estos tiempos, tan presente….

Estamos en una situación excepcional y tenemos que aprender a gestionar nuestras plantillas en este entorno de gran incertidumbre, lo que significa tomar decisiones con niveles de riesgo superiores a los que nos gustaría. Muchas veces no te comprenderán, pero tú sabes que a veces, sacrificios a corto plazo suponen recompensas a futuro. Estamos en momentos de sacrificios.

Ser empleador hoy supone esto.

5.- CONFÍA EN UNA BUENA ASESORÍA JURÍDICA.

Son muchas las novedades legislativas, las regulaciones son complejas, tienen ciertas carencias técnicas y no hay tiempo para que se generen reglas interpretativas uniformes. Esto hace que tengamos que operar con un nivel de inseguridad mucho mayor que el acostumbrado.

Por eso es necesario conocer en profundidad las normas que afectan a la actividad de nuestras empresas. Cada sector económico se está viendo afectado de forma distinta.

Las asesorías jurídicas cobran un protagonismo especial en esta coyuntura.

Tenemos leyes estatales, normas autonómicas, provinciales, locales que con distinta intensidad nos obligan o han obligado a condicionar o modificar la actividad económica.

Estamos aconsejando no solo identificar la normativa que nos afecta, sino también registrarla, a fin de motivar muchas de las decisiones que se están tomando hoy y evitar, así, que la improvisación de hoy perjudique mañana la vuelta a la normalidad.

Gran parte de la normativa que está saliendo es también para poder retrasar pagos, etc. Así, el conocimiento profundo de las alternativas existentes para aplazar o priorizar pagos acogiéndose a los distintos mecanismos es un factor relevante para evitar posteriores perjuicios.

Por otro lado, la ley no siempre da respuesta a los problemas que se están suscitando, por lo que principios como La buena fe, el equilibrio de las prestaciones, la interpretación conforme al contexto, exigen que los abogados nos salgamos de nuestros moldes, innovemos y seamos creativos.

Confía en una buena asesoría, que tenga un equipo multidisciplinar (abogados, graduados sociales, fiscalístas…) que permitan realizar un diagnostico desde el punto de vista todas las areas jurídicas que afectan a tu actividad.

6.- INVIERTE EN DIGITALIZACIÓN

Es importante ser conscientes de que esto puede volver a ocurrir; y si algo hemos aprendido de esta crisis es que hay que seguir invirtiendo en reforzar las capacidades digitales en todos los ámbitos.

Gracias a la digitalización se ha podido atenuar el impacto en nuestro trabajo diario y hemos descubierto modelos de colaboración y teletrabajo que en muchos casos han llegado para quedarse, lo cual nos obligará a replantearnos muchos aspectos en relación con nuestro día a día.

Si eres gerente, socio de una empresa o profesional autónomo en Bizkaia y tienes en estos momentos alguna duda o necesidad concreta relacionada con la crisis del COVID o algún otro aspecto fiscal, laboral o legal no dudes en reservar una reunión conmigo en este enlace.

Veremos si desde Proyecta te podemos ayudar.
https://www.asesoriaproyecta.com/contacto/

Irene Sáez.
Gerente en Proyecta Asesoría Integral

isaez@asesoriaproyecta.com

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